Cyfarfod Tasglu Ysgol Godre’r Graig – 24.07.2019

Mynychwyr

Cynghorwyr

• R.G Jones (Arweinydd) - Arweinydd y Cyngor
• P.A. Rees (PR) - Aelod Cabinet dros Addysg, Sgiliau a Diwylliant
• L. Jones (LJ) - Aelod y Cabinet ar gyfer Diogelwch Cymunedol a Diogelu’r Cyhoedd

Swyddogion

• Steven Phillips (SP) - Prif Weithredwr
• Gareth Nutt (GN)  - Cyfarwyddwr yr Amgylchedd 
• Aled Evans (AE) - Cyfarwyddwr Addysg
• Nicola Pearce (NP) - Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd
• Craig Griffiths (CG)- Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol
• Andrew Thomas (AT) - Pennaeth Trawsnewid
• Dave Griffiths (DG) - Pennaeth Peirianneg a Thrafnidiaeth
• Huw Jones (HJ) - Pennaeth Gwasanaethau Ariannol
• Robin Turner - Parther Busnes Cyfathrebu Corfforaethol 
• Neil Evans (NE) - Uwch-swyddog Gweithredol
• Sylvia Griffiths (SG) - Ymgynghorydd Marchnata a Chyfathrebu Strategol 
• Clive Barnard (CB) - Rheolwr Cynllunio a Phrosiectau Pensaernïol
• Peter Curnow (PC) - Swyddog Prosiect Trawsnewid

Nodiadau Gweithredu Cyfarfod 18 Gorffennaf

Cymeradwywyd y Nodiadau Gweithredu gan bawb oedd yn bresennol.

NE ac SG yn eu tro i drefnu eu dosbarthu a’u cyhoeddi

Materion yn Codi

Nododd PR fod y Gweinidog Addysg wedi cyhoeddi datganiad ysgrifenedig ynglŷn â Chau Ysgol Godre’r Graig Dros Dro, a holodd a fu unrhyw drafodaethau gyda Llywodraeth Cymru o ran darparu cymorth ariannol.

Nododd NE fod y datganiad wedi tarddu o’r cyfarfod cyfun ar 16 Gorffennaf pan godwyd nifer o ddatganiadau a chwestiynau gan gynnwys cwestiwn Bethan Sayed AC a’r Dr Dai Lloyd AC, yn holi pa gefnogaeth ariannol sydd ar gael ar unwaith yn y sefyllfa eithriadol hon o orfod cau ysgol ar gymaint o frys.

Aeth NE ymlaen i ddweud na atebwyd y cwestiwn yn uniongyrchol, ond bod y Gweinidog Cyllid a’r Trefnydd wedi datgan ei bod hi’n teimlo y byddai llythyr at bob Aelod yn fwy addas na dim ond ymateb i Aelodau oedd wedi codi’r mater yn y Siambr y prynhawn hwnnw. Yr hyn sy’n dal yn aneglur i ni yw a fydd llythyr pellach yn cael ei anfon yn ogystal â’r un a dderbyniwyd gan y Gweinidog Addysg.

Dywedodd SP ei bod hi’n hanfodol bod gan y Cyngor gostau a phrisiau cywir cyn i unrhyw drafodaethau gael eu cynnal gyda Llywodraeth Cymru o ran cymorth ariannol.

Llety Dros Dro

Gofynnwyd am ddiweddariad o ran llety dros dro. Dywedodd CB fod nifer o gwmnïau wedi cael eu holi ond mai dim ond nifer fach oedd wedi dweud y gallent gwrdd â’r gofynion. Roedd y dewis posib a ffafriwyd orau wedi darparu costau oedd yn seiliedig ar rentu am flwyddyn ac am ddwy flynedd.

Gofynnodd HJ beth fyddai costau prynu’r unedau. Dywedodd CB fod pris prynu’r unedau’n debyg i gost rhent am ddwy flynedd, ond byddai costau ychwanegol ynghlwm wrth eu gosod ac ati. Cytunwyd y dylai CB gysylltu â’r cwmni ar fyrder a sefydlu beth yw’r costau, ond i symud ymlaen ar sail y dewis gorau y gellir ei gyflawni a’i ddarparu o fewn yr amserlenni gofynnol.

Dywedodd CB mai problem ychwanegol oedd honno gyda Western Power a’r ffaith eu bod nhw’n trin yr achos hwn fel cais am ddyfynbris arferol am waith, yn hytrach na rhoi’r brys angenrheidiol iddo. Dywedodd yr Arweinydd a SP y dylid rhoi gwybod iddyn nhw os na dderbynnir ymateb erbyn diwedd yr wythnos, er mwyn iddyn nhw gynyddu pwysigrwydd hwn fel mater o frys.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch hyd y cytundeb rhentu, a chytunwyd y dylid mynd ar ofyn y dewis dwy flynedd am mai’r ddealltwriaeth oedd y byddai’r llwyth nesaf o waith syrfëwr yn cymryd tua 9 mis i’w gwneud cyn i unrhyw wybodaeth allu cael ei chyflwyno. Cytundeb rhentu dwy flynedd fyddai’r dewis mwyaf synhwyrol er mwyn sicrhau fod trefniadau addas yn eu lle.

Gofynnodd yr Arweinydd am eglurder ynghylch y ffaith y byddai unrhyw benderfyniadau a fyddai’n cael eu gwneud o ran y mater hwn yn cael eu cwrdd yng nghyd-destun oblygiadau caffael. Dywedodd CG fod darpariaeth ar gyfer defnyddio gweithredoedd brys a dirprwyo swyddogion.

Gofynnodd CB am ganiatâd i fwrw ymlaen â chais cynllunio. Holodd yr Arweinydd a oedd angen cymeradwyaeth y Pwyllgor Cynllunio. Dywedodd NP fod y rhain yn benderfyniadau a wneir gan banel dirprwyol fel arfer, ac na ddylai hyn fod yn wahanol. CB i symud y cais yn ei flaen.

Rhoddodd AT ddiweddariad o ran posibilrwydd gwneud darpariaeth meithrin drwy’r dydd, a dywedodd fod hyn yn dal i gael ei archwilio. Roedd materion yn codi oedd angen eu hystyried, fel arlwyo amser cinio i’r plant.

Holodd yr Arweinydd a oedd cyswllt wedi cael ei wneud â Chyngor Sir Powys o ran y posibilrwydd o ddefnyddio’u safle ym Maesydderwen. Cadarnhaodd AT fod cais wedi cael ei anfon ond nad oedd ymateb wedi cael ei dderbyn eto. Gofynnodd SP i nodyn atgoffa gael ei anfon er mwyn sefydlu a oedd hwn yn bosibilrwydd.

Roedd y weithred nesaf i’w thrafod yn ymwneud â diogelwch yr ysgol. Dywedodd GN y byddai modd edrych ar hyn maes o law ond fod materion eraill ynghylch Godre’r Graig wedi ennill blaenoriaeth. Nododd yr Arweinydd fod hwn yn fater brys er mwyn sicrhau fod yr ysgol a phob gosodiad, celfi ac offer sydd ynddo yn gallu cael eu defnyddio unwaith y bydd canlyniadau’r adolygiadau’n hysbys. GN i fynd i ganlyn hyn ar frys.

Dywedodd DG fod yr adran drafnidiaeth yn barod i weithredu unwaith y byddai’r wybodaeth wedi cael ei derbyn o ran y niferoedd fyddai angen trafnidiaeth. Dywedodd AT fod argoelion cynnar yn awgrymu y byddai angen un bws ychwanegol. 

Aeth DG ymlaen i ddweud fod y gyllideb a oedd wedi’i neilltuo ar gyfer y set nesaf o waith i’w ymgymryd gan ESP oddeutu £150k ac y byddai hyn yn talu am adroddiad, dadansoddiad o’r llethr, clirio llystyfiant, ffensio ac arolygon geodechnegol. Nodwyd na allai’r Cyngor achub y blaen ar ganlyniadau’r arolwg.

Rhoddwyd hysbysiad i’r tirfeddianwyr perthnasol erbyn hyn i helpu cyflawni hyn.

Cytunodd y cyfarfod fod angen cyfathrebu rheolaidd ac y byddai SG yn cysylltu â PC i sicrhau fod diweddariadau rheolaidd yn cael eu rhoi i rieni a staff ynghylch gweithredoedd presennol a rhai’r dyfodol yn ystod cyfnod adleoli’r staff / disgyblion dros dro. Cytunwyd hefyd mai’r neges i’w throsglwyddo oedd y dylai’r Gymuned fod yn gwylio’r ysgol a hithau’n wag i sicrhau nad oes dim fandaliaeth yn digwydd.

Rhoddwyd ystyriaeth gan SP a CG i gydymffurfio â dyletswyddau deddfwriaethol, yn enwedig elfennau o’r Cod Trefnu Ysgol. Byddai cyngor cyfreithiol pellach yn cael ei ddarparu i swyddogion yn ôl y galw.

Nododd AE fod angen mynd i’r afael â’r materion canlynol:

• Atebion posib ar gyfer y pythefnos ychwanegol o wyliau posib ar ddiwedd yr haf;
• Eglurder ar blant y meithrin;
• Ble bydd cogydd yr ysgol yn cael eu cyflogi yn y cyfamser;
• Diogelwch yn yr ysgol.

Nododd yr Arweinydd y bydd y rhan fwyaf o’r rhain yn cael eu cynnwys o fewn i’r gweithredoedd ac y dylai AE ddelio â'r materion staffio mewn ymgynghoriad â'r Undebau, ac y dylai archwilio'r posibilrwydd o gael pythefnos ychwanegol a’r ddarpariaeth feithrin.bilrwydd o gael pythefnos ychwanegol a’r ddarpariaeth feithrin

Unrhyw fater arall

Holodd PR a oes modd ymgymryd ag ymchwiliadau / trafodaethau pellach, am ei fod ef o dan yr argraff fod y disgyblion a’r staff yn gofidio am neidr yn y pwll, ac eisiau gwybod y byddai’n ddiogel.

Holodd LJ a oes modd awgrymu dewisiadau pellach ar gyfer rhieni sy’n gweithio os na fydd yr ysgol yn agor ar amser. Nododd yr Arweinydd fod hon, er y gallai fod yn broblem, yn sefyllfa debyg i’r ysgol yn gorfod cau adeg tywydd drwg; byddai angen i rieni chwilio am ffordd o fynd i’r afael â’u trefniadau’u hunain hefyd. Derbyniodd LJ y pwynt a gofynnodd am weld cyfathrebu â’r rhieni’n digwydd ar y cyfle cyntaf os rhagwelir y bydd oedi Cytunodd y pwyllgor mai’r prif ffocws fydd cael y plant ar y safle dros-dro ar y cyfle cyntaf.

Cytunwyd y dylid nodi’r gweithredoedd canlynol: 

• SG ac NE i gyhoeddi / dosbarthu nodiadau gweithredu y cytunwyd arnynt;
• CB i sefydlu costau rhentu neu brynu’n barhaol lety dros-dro;
• CB i gysylltu â Western Power i sefydlu costau cyfleustodau ar y cyfle cyntaf;
• CB i symud y cais cynllunio yn ei flaen mewn cydweithrediad ag NP er  mwyn cyflwyno’r cais erbyn dydd Gwener 26 Gorffennaf 2019;
• AT i gysylltu â Chyngor Sir Powys unwaith eto yng nghyd-destun Maesydderwen;
• Addysg i barhau i ymchwilio i’r posibilrwydd o ddarparu meithrinfa drwy’r dydd;
• SG a PC i sicrhau bod cyfathrebu cyson yn digwydd â rhanddeiliaid a effeithir;
• AE i ystyried unrhyw ddarpar broblemau staffio, a delio â nhw;
• Canfod rhagor o wybodaeth o ran y neidr yn y pwll.

Y cyfarfod nesaf i’w gynnal o fewn wythnos.